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Lettre recommandée avec avis de réception au syndic, valant mise en demeure Madame, Monsieur, Les copropriétaires de l'immeuble situé (adresse), ci-dessous signataires et dont la liste est jointe à la présente, réunissant (nombre de tantièmes), ont l'honneur de vous demander, en application de l'article 8, alinéa 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la convocation d'une assemblée générale. Ils demandent l'inscription des questions suivantes à l'ordre du jour de cette assemblée générale: (énoncez vos questions). En vous remerciant de faire le nécessaire sous huitaine, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées. (Signature) Pièce jointe: liste comportant les noms des copropriétaires, leurs tantièmes et leur signature.
Qui peut convoquer l'assemblée générale de copropriété? Le syndic de copropriété a l'obligation de convoquer l'assemblée générale de copropriété une fois par an. Il a également l'obligation de convoquer l'assemblée générale lorsqu'il engage des travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix peuvent demander au syndic de convoquer l'assemblée générale. Si 8 jours après la mise en demeure, la demande reste infructueuse, le président du conseil syndical peut alors convoquer l'assemblée générale, en le notifiant au syndic. Lorsqu'il n'existe pas de conseil syndical, ou si le président du conseil ne convoque pas l'assemblée, tout copropriétaire peut procéder à la convocation 8 jours après la mise en demeure. En cas d'empêchement du syndic, le président du syndicat de copropriétaires peut convoquer l'assemblée générale. Lorsqu'il n'y a pas ou plus de syndic en exercice, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale pour nommer un syndic.
On distinguera donc deux hypothèses, si le contrat de mandat de syndic est encore en cours de validité et si le contrat de mandat de syndic est expiré. * Si le contrat de mandat de syndic est toujours en cours de validité: La demande au syndic de réunir une assemblée générale est notifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, elle peut également faire l'objet d'une remise en main propre contre récépissé ou émargement. Suite à cette demande régulièrement notifiée, si le syndic reste inactif, le président du conseil syndical doit le mettre en demeure de le faire par lettre recommandée avec accusé de réception. Si à la suite de cette mise en demeure, le syndic ne réagit toujours pas, le président du conseil syndical peut procéder lui même à la convocation de l'assemblée. Attention, ceci n'est possible uniquement lorsque le syndic est encore sous contrat. Si son mandat a expiré, cette solution n'est pas possible * Si le contrat de mandat de syndic est expiré, le syndic cesse ses fonctions d'administrateur de la copropriété.
Inexécution de travaux votés par l'assemblée générale Dès lors que des travaux ont été régulièrement votés en assemblée générale, le syndic est tenu de les faire réaliser car ils entrent alors dans le champ de ses missions. C'est ce qu'il ressort de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965: « Le syndic est chargé (…)- d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale « Pour cela, le syndic doit dans un premier temps collecter des devis auprès de prestataires pour les soumettre à l'AG. La mise en concurrence de plusieurs propositions telle qu'elle est mentionnée à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 n'est obligatoire que si l'assemblée générale a voté au préalable un montant minimal au-delà duquel elle doit être réalisée. Si ce vote n'a pas eu lieu, rien n'oblige alors le syndic à faire cette mise en concurrence. Ne pas faire exécuter les travaux objets d'une résolution est considérée comme une carence du syndic et relève de sa responsabilité.
Le syndic ne peut en revanche être tenu responsable si, malgré sa volonté, il a été empêché de remplir sa mission. En effet cette dernière correspond à une obligation de moyens et non de résultats. En cas de faute du syndic dans l'exercice de son mandat, le syndicat des copropriétaires peut révoquer le syndic en raison de la gravité des fautes commises sur le fondement de la responsabilité contractuelle. Le syndicat des copropriétaires, comme tout copropriétaire ou tiers intéressé peut également demander par voie de référé au Président du Tribunal de grande instance de désigner un administrateur provisoire comme le prévoit l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965: « En cas de carence du syndic et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice. » L'administrateur provisoire pourra alors faire le nécessaire pour l'exécution des travaux votés. Absence de réaction en cas de nécessité de travaux urgents Les situations d'urgence sont les seuls cas où le syndic peut procéder de son propre chef à l'exécution de travaux sans en référer au préalable à l'assemblée générale.