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Dans bien des entreprises, cependant, le suivi des formations règlementaires repose sur de simples feuilles de calcul. Les données ne sont pas sécurisées, ne sont pas consolidées entre les différents établissements, et ne font l'objet d'aucun partage avec les responsables opérationnels et les salariés concernés! Le manque de fiabilité des informations, l'absence de spécialisation des personnes en charge de gérer les habilitations au sein des services RH et leur manque de temps sont susceptibles de provoquer des erreurs, des oublis, qui peuvent être extrêmement préjudiciables pour les entreprises. Se doter d'un logiciel spécialisé dans la gestion des habilitations est la solution la plus judicieuse pour assurer un suivi rigoureux des habilitations délivrées et des échéances. Ce type de logiciel permet de croiser les données relatives aux salariés, aux différents types d'habilitations qui sont nécessaires pour les divers postes de travail, et enfin les données des formations qui permettent de renouveler les habilitations.
Cela permet d' avoir en permanence une vision claire des habilitations détenues par chaque salarié et des échéances. Un accès partagé aux informations Le suivi des formations règlementaires est l'affaire de tous! Les premiers concernés sont les salariés eux-mêmes, qui doivent avoir la possibilité de signaler directement, ou par le biais de leur manager, leur besoin d'obtenir ou de renouveler une habilitation. Leurs demandes sont ensuite tracées dans le logiciel, ce qui permet de connaitre en temps réel leur état d'avancement. Une fois la formation réalisée, le collaborateur, tout comme son manager ou le RRH de son entité, peuvent accéder aux informations concernant les formations suivies et aux certifications attestant du respect des obligations. Un logiciel de gestion des habilitations professionnelles permet également aux responsables RH de suivre les habilitations de tous les salariés de manière plus fluide: des rappels apparaissent sur l'écran d'accueil lorsque certaines habilitations arrivent à expiration et qu'il faut les recycler.
Et pour une gestion encore plus simple des habilitations, Develop'Invest vous propose de confier le suivi des formations règlementaires à nos experts, qui sauront animer l'ensemble de la démarche et gérer pour vous tous les aspects de ces formations. Pour suivre toute l'actualité Develop'Invest et ne louper aucun article de nos experts formation, rendez-vous sur Linkedin
Un processus au fil de l'eau o Documenté o Des acteurs o Des preuves 13. Les revues des droits d'accès Une supervision pour: o Détecter les erreurs o Corriger les accès indus o Détecter les intrusions 14. • Les responsabilités 15. Les responsabilités Les responsabilités sont identifiées pour: o Établir les demandes - Valider les demandes o Attribuer - supprimer les droits o Revoir les droits ouverts o Assurer la conformité des rôles applicatifs avec la séparation des fonctions o Valider les cas atypiques o Analyser les intrusions éventuelles 16. • Le processus • L'organisation • Les procédures 17. Le processus A fil de l'eau: o Initialisation d'une demande – Validation de la demande o Attribution du rôle applicatif demandé o Ouverture des droits dans le SI Supervision: o Revue périodique des droits d'accès o Revue de la matrice de séparations des fonctions o Revue du catalogues des profils (métiers / rôles applicatifs) 18. L'organisation Positionner les responsabilités selon l'organisation de l'entreprise Gérer les droits pour les processus externalisés (outsourcing) 19.
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Nous vous déconseillons d'utiliser ce cas qui peut s'avérer complexe à maintenir. 2. 4 – Le contrôle d'accès Le principe du Contrôle d'accès consiste à mettre en place des limites de valeurs d'index pour une population donnée, sur un type de documents.