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Si au préalable de l'assemblée générale, le conseil syndical a pour rôle d'aider le syndic à établir l'ordre du jour et à établir le budget, le conseil syndical a la possibilité de se réunir autant de fois que les membres le souhaitent. Lors de ces réunions, le syndic de copropriété n'a pas besoin d'être convié. Il arrive parfois que les membres invitent un copropriétaire extérieur au conseil syndical lorsqu'il a connaissance d'un sujet qui doit être traité. Le conseil syndical peut également être assisté par des professionnels. La rédaction du compte-rendu annuel du conseil syndical Une fois par an, le conseil syndical doit rédiger un compte-rendu annuel de ses actions. Comme l'explique le Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, Article 7, il s'agit du « compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical. » Ce compte-rendu annuel porte aussi le nom de: rapport moral du conseil syndical. Ce document doit être joint à la convocation et l'ordre du jour de l'assemblée générale correspondant à la réunion au cours de laquelle il sera question des actions menées par le conseil syndical au cours de l'année passée.
Page de garde Sur la page de garde, faites apparaître les éléments suivants: nom de votre résidence ou de votre immeuble date, heure et lieu de tenue de l'AG ordre du jour éléments joints à la convocation que vous pourrez annexer au compte rendu prénom et nom (ou raison sociale) des copropriétaires présents, représentés et absents (vous pouvez aussi vous contenter d'annexer la feuille de présence au compte rendu), ainsi que les millièmes (ou tantièmes) de la copropriété qu'ils représentent. Points de l'ordre du jour Le compte rendu doit reprendre toutes les questions de l'ordre du jour. Il faut obligatoirement faire apparaître: le résultat des votes, en précisant le nom des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou se sont abstenus, ainsi que les millièmes (ou tantièmes) qu'ils représentent les réserves formulées par les copropriétaires ou associés qui ont voté contre. En somme, vous n'avez pas besoin de reprendre le détail des débats, sauf les avis dissidents. Les plans et autres documents de présentations doivent être annexés au compte rendu.
civ., 18 juin 2018, RG 16/03784, Revue des Loyers, octobre 2018, p. 442). Même concernant le rapport d'activité du conseil syndical en matière de délégation de l'article 21-1, il ne doit être joint à la convocation de l'assemblée générale que pour « l'information » des copropriétaires (article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) et non pour « validité de la décision » (contrairement aux éléments comptables dont l'absence rend l'approbation des comptes annulable). Au cas où le conseil syndical n'établit pas le rapport qu'il doit transmettre aux copropriétaires, ces derniers n'ont donc rien à dire. Recommandations Faut-il se résigner à laisser les conseils syndicaux faire n'importe quoi sans jamais rendre compte de leur activité? Pas forcément. Depuis le décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, des pénalités de retard ont été instaurées à l'encontre du syndic qui ne transmet pas dans les délais les pièces que sollicite le conseil syndical (voir AJDI, novembre 2020, p. 730, observations Yves ROUQUET).
Le conseil syndical dispose de l'autorité nécessaire pour être concerté par le syndic de copropriété quant à l'établissement de l'ordre du jour, mais aussi: Examiner les documents relatifs à la copropriété (comptabilité, budget prévisionnel, répartition des charges, etc. ); S'assurer de la bonne application par le syndic des décisions prises par les copropriétaires pendant les assemblées générales, etc. Principe de fonctionnement du conseil syndical Le règlement de copropriété fixe les règles de fonctionnement de la copropriété et, notamment, du conseil syndical. Une seule réunion du conseil syndical est obligatoire par an. Elle doit être mise en place avant la date de l'assemblée générale annuelle de la copropriété. Sachez toutefois qu'il est possible d'organiser une réunion du conseil syndical plus régulièrement. Pour optimiser le bon fonctionnement de la copropriété, nous vous conseillons de mettre en place une réunion du conseil syndical après chaque assemblée générale. Cela permet aux membres d'organiser les missions à mettre en place à la suite des débats des copropriétaires.
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