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Portes ouvertes et démonstrations, le miroir de votre association Les journées portes-ouvertes ont pour objectif principal de montrer ce qui compose votre association, ses objectifs, ses projets… C'est en quelques sortes votre carte de visite pendant quelques heures. Organisez vos portes-ouvertes aux horaires habituels de réunion ou choisissez de dédier un week-end complet à l'évènement, selon la taille de votre association. Pour un moment encore plus convivial, prévoyez quelques cruches d'eau, des verres et du sirop, ou tout simplement des tasses et du café (en fonction du moment de la journée et de votre public). Un verre partagé, même sans alcool, est toujours prétexte à discussion. Vous ne souhaitez pas organiser de journée portes ouvertes, faute de temps ou de moyens humains? Contactez votre mairie pour savoir si elle organise un « forum des associations ». Ces journées d'action rassemblent en un même lieu toutes les associations de la ville, du village ou du quartier. Votre mairie peut aussi vous fournir du matériel pour le jour J: grilles-d 'exposition pour afficher vos informations ou même barrières en métal pour guider les visiteurs… Les journées portes ouvertes de l'association et la Covid-19 Après des mois de confinement et de repli sur soi, l'heure est enfin revenue au partage d'expérience et à l'accueil de l'autre.
Quels prestataires choisir pour garantir le succès d'une journée portes ouvertes? On l'a bien vu, une journée portes ouvertes ne s'improvise pas. Son organisation demande de la méthode pour assurer le succès de cet événement. C'est pourquoi faire appel à des prestataires spécialisés dans ce type de manifestation pour être épaulé est la garantie de valoriser au mieux l'image de son entreprise, de sa collectivité ou de son association à l'occasion d'une journée portes ouvertes. De l'agence d'hôtes et d'hôtesses d'accueil à une entreprise spécialisée dans la mise en place d'une signalétique dans vos locaux, en passant par un traiteur pour organiser un pot d'accueil, un animateur événementiel, des artistes tels que des acteurs, des danseurs, des magiciens, etc. pour donner une ambiance festive et conviviale à votre journée portes ouvertes, de nombreux prestataires peuvent vous aider à faire de votre événement un moment marquant pour votre entreprise. Si vous ne souhaitez pas gérer plusieurs prestataires ou si vous n'avez pas le temps disponible pour cela, vous avez la possibilité de faire appel à une agence événementielle qui pourra prendre en charge tous ces aspects de l'organisation d'une journée portes ouvertes réussie.
S'il s'agit en particulier d'une entreprise industrielle, il faut savoir que les visiteurs sont soumis aux mêmes obligations que le personnel en matière de sécurité et d'hygiène. Communiquer sur son événement Une journée portes ouvertes ne pourra pas atteindre les objectifs visés sans une bonne communication, notamment en amont, à destination du public visé, bien sûr, et en particulier à destination de ses clients, fournisseurs, partenaires et prospects. Une bonne communication nécessite également d'agir une fois les portes ouvertes passées, par exemple auprès des médias, pour valoriser son entreprise. Ne pas oublier les démarches administratives Les entreprises ou organisations qui ouvrent leurs portes au public le temps d'une journée doivent adresser à leur mairie (qui accordera une autorisation d'ouverture après avis de la préfecture) une demande d'utilisation exceptionnelle de leurs locaux dans le cadre de visites ponctuelles au moins deux mois avant leur journée portes ouvertes. Cette demande doit notamment mentionner les parcours de visites prévus, le nombre de personnes qui encadreront les groupes, le nombre de personnes attendues, etc. D'un point de vue sécurité, il convient également d'informer au préalable les services incendie, de police ou de gendarmerie de l'organisation d'une journée portes ouvertes, tout comme votre compagnie d'assurance.
Quant à la visite des locaux universitaires d'un campus, elle aide les futurs étudiants à se projeter dans leurs études. N'oubliez pas la découverte des bibliothèques, des amphithéâtres et de la cafétéria. C'est l'occasion d'approfondir la communication autour des formations aux métiers que vous proposez. Comment réussir l'organisation de votre journée porte-ouverte? Si vous avez décidé d'organiser une journée porte-ouverte, il est essentiel de planifier cet événement à l'avance. Répertoriez les dates des journées qui vous conviendraient: ainsi, il est plus facile de trouver celle qui conviendra à tous les intervenants (traiteur, loueur de salle, professionnel de l'animation, intervenants des filières concernées…). Imaginez un format original pour vos portes-ouvertes Afin de préparer la journée au mieux, il est utile de réfléchir au format de l'événement que vous souhaitez mettre en place: une conférence de présentation de votre entreprise ou école supérieure est une bonne entrée en matière.
Si vous êtes sur un gros événement, prévoyez la logistique. Si vous avez 2 ou 3 salles sur plusieurs étages, généralement le téléphone portable atteint ses limites, et dans ces cas-là il vaut mieux avoir des talkie-walkie. Ça fait un peut vieillot, mais c'est super utile pour que les gens puissent discuter entre eux. Généralement équipez aussi les personne de l'organisation avec le talkie-walkie et un uniforme (un tee-shirt ou un polo qui les distingue des autres). Si vous avez beaucoup de monde à faire venir, il est intéressant d'avoir des hôtesses qui vous aideront pour la logistique. À un moment donné vous ne pourrez pas être au four et au moulin, or il faut assurer une qualité de service optimale. Faites appel à une agence ou à des étudiantes, pour avoir une personne qui sera là pour la matinée avec plusieurs travaux importants qui sont l'accueil avec la distribution des badges, le vestiaire, et une fois la JPO terminée, la distribution d'un sac avec des goodies ou un petit cadeau.
Autant dire que si ce n'est pas votre tasse de thé, il est préférable de vous entourer de professionnels de l'événementiel. Jonathan Schlegel, fondateur de l'agence événementielle Innov'Events dans le grand est, indique que le secret d'une journée réussie réside dans deux éléments: Faire bonne impression: tout le monde sait qu'on n'a qu'une seule occasion de donner une première bonne impression. A ce titre, un accueil chaleureux avec des hôtesses par exemple, un buffet et un décor adapté sont nécessaires. Mettre les invités à l'aise favorise le contact: ils seront plus enclins à écouter vos propos. Ne laisser pas le moindre détail de coté: si vous attendez des interlocuteurs étrangers, veillez à ce que tous les textes soient traduits et mettez à leur disposition un traducteur. Séduire en marquant les esprits: prévoyez une activité ou animation centrale: la présence d'un magicien, d'une troupe de danseurs, de musiciens fait toujours son petit effet. Si vous pouvez vous le permettre, une activité plus ludique sera également très efficace.