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Nos prestations de gestion du courrier Les membres professionnels de notre réseau disposent des compétences nécessaires pour vous aider et vous accompagner dans la mise en place des processus de gestion de courrier en fonction de vos besoins. Ils peuvent agir à distance ou venir au sein de votre structure. Ils opèrent à plusieurs stades de la gestion de courrier: Dépouillement et premier tri Analyse et traitement des courriers entrants Rédaction et mise à la signature des courriers sortants avant les envois Mise sous pli, adressage et affranchissement Gestion de boîte(s) e-mail(s) Dématérialisation des courriers et mise en place d'un plan de classement Les avantages de l'externalisation La gestion du courrier vous incombe? Vous ne trouvez plus le temps de trier le courrier (factures fournisseurs, prospectus publicitaires…)? Ne laissez pas les documents s'amonceler et optez pour un accompagnement personnalisé par un professionnel compétent et expérimenté dans les activités administratives.
La procédure de gestion du courrier entrant diffère plus ou moins en fonction du type d'organisation. Les étapes les plus courantes de la procédure de gestion du courrier entrant sont les suivantes: 3. Les outils et matériels de traitement du courrier L'organisation utilise des outils et matériels pour faciliter le traitement du courrier. 4. La réception des lettres recommandées et des colis • Le courrier recommandé est remis par le facteur contre signature à la personne chargée de la réception, qui l'enregistre avant de le remettre en main propre à son destinataire (souvent un supérieur hiérarchique). • Les colis sont reçus par l'intermédiaire d e La Poste ou de transporteurs spécialisés. La personne chargée de la réception devra signer le récépissé de La Poste (ou le bon de transport) et informera le service concerné de l'arrivée d'un colis après enregistrement de celui-ci. 5. La dématérialisation du courrier entrant Dans un souci d' optimiser leur productivité et d'améliorer le service au client, les organisations de taille importante se tournent vers des solutions de gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants; le courrier est scanné puis classé dans des dossiers informatiques.
Une fois l'indexation faite, vous n'aurez plus qu'à distribuer en quelques clics les courriers aux différents correspondants qui seront alertés par email. Vous n'aurez plus aucun risque de perte de documents. N'imprimez plus et n'affranchissez plus L'impression, la mise sous pli et l'affranchissement sont des tâches chronophages sans valeur ajoutée. En automatisant la gestion du courrier sortant, vos documents vont être captés via une imprimante virtuelle et pourront ainsi bénéficier du traitement choisi, sans aucune action supplémentaire de votre part: envoi via centre éditique ou envoi par un email. Suivez et recherchez facilement vos courriers Avec l'archivage et le traitement numérique de vos courriers, vous lancez des recherches multicritères pour retrouver rapidement et facilement une information ou un document en quelques clics seulement. " Le silence vaut-il accord? " L'application du principe « silence vaut acceptation » (SVA) garantit à chaque chef d'entreprise, chaque citoyen que sa demande adressée à l'administration sera traitée rapidement: si l'administration ne répond pas dans les délais, c'est qu'elle donne son accord.
Nos experts assurent une maîtrise d'œuvre intégrale de vos projets, de l'évaluation des besoins à leur mise en œuvre. Nos solutions Réussissez l'externalisation de vos processus Optimisez la transformation de vos processus Découvrez aussi Améliorer la qualité de la relation avec vos administrés La modernisation de l'Action Publique passe par le renforcement des actions de prévention, l'accompagnement des usagers en matière d'accès aux droits et aux soins tout en maintenant la proximité des différents services publics. Partenaire naturel des administrations, Le Groupe La Poste propose des solutions multicanales, reposant sur la force de son maillage national. Réduire l'impact environnemental de vos services et adopter une démarche exemplaire L'exemplarité de l'administration est un enjeu important pour crédibiliser l'action publique et contribuer à la transition énergétique et écologique de la France. Le Groupe La Poste vous accompagne dans cette transition avec des solutions pour recycler vos déchets de bureau et gérer de façon responsable votre flotte de véhicules.
Pour qu'une règle soit bien appréhendée par le logiciel, il faut scanner 3 documents similaires et indiquer à chaque fois l'action à effectuer. Pour les documents suivants, l'action se fait automatiquement. Une fois numérisé et ses informations capturées, le document est automatiquement envoyé au bon interlocuteur dans l'entreprise. Le courrier entre ainsi dans un circuit de validation, basique ou complexe. Cela permet de gérer les échéances relatives au document en recevant des alertes. Pour les administrations publiques, cette fonction est très utile pour ne pas être piégé par la règle du silence vaut accord (voir paragraphe plus bas "Silence vaut accord"). Suivi de l'état des courriers sur une interface Afin de suivre le traitement du courrier, vous accédez à un tableau de bord dans lequel se trouvent des informations sur le statut de chaque document: en cours de traitement, à distribuer, à traiter, refusé. Envoi de courriers dématérialisés Dématérialisez aussi vos courriers sortants à l'aide d'une imprimante virtuelle.
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Vous conserverez ainsi une belle pelouse et un beau jardin Quelques outils pour vous aider: le râteau, le souffleur, l'aspiro-souffleur et la tondeuse Les feuilles mortes en petite quantité peuvent être jetées dans un composteur, si vous en avez un Pour des quantités plus importantes, renseignez-vous sur les dispositions locales en matière de collecte et d'élimination des déchets Les feuilles mortes servent aussi de compost, de fertilisant et d'habitat hivernal pour la faune
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