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Accueil Blog Comment (bien) choisir son logiciel de syndic de copropriété? De nombreux syndics de copropriété utilisent désormais des logiciels pour digitaliser leur activité et optimiser leur gestion. Cependant, les solutions dédiées à la gestion de copropriétés sont multiples, ce qui laisse au syndic qui veut s'équiper l'embarras du choix. Vous êtes syndic et vous souhaitez vous équiper? Que vous souhaitiez vous équiper pour la première fois ou changer de solution, il y a quelques points de vigilance à prendre en compte. 1- Identifiez vos besoins Avant de vous lancer dans cette démarche, demandez-vous quels sont les besoins que votre logiciel actuel ne couvre pas? Logiciel gratuit syndic des. Également, il vous faudra évaluer les gains de productivité qu'apportera le nouveau logiciel à votre cabinet. 2- Optez pour un logiciel complet Un grand nombre de solutions existent sur le marché des logiciels de gestion immobilière, notre conseil est d'opter pour une solution la plus complète possible. Dans le cadre de votre activité, vous allez devoir utiliser divers outils quotidiennement, par exemple la gestion de tickets, ou bien la gestion comptable… Un logiciel syndic global vous permet de gérer tous ces aspects métiers avec beaucoup plus de facilité et ainsi vous faire gagner en efficacité dans vos tâches quotidiennes.
Maintenance est un programme destiné à l'organisation des tâches. Il est plutôt orienté vers l'exécution et la réalisation des tâches pour la maintenance des biens et autres matériels. Il est facile à prendre en main, même pour les novices dans le domaine de l'organisation. Maintenance permet de gérer facilement la maintenance des matériels et autres biens qui nécessitent cela. On peut par exemple planifier l'entretien d'un véhicule, d'une machine, etc. Cela évite les oublis qui peuvent avoir des conséquences graves. Logiciel gratuit syndic gratuit. Obtenir des informations sur l'état des matériels qui sont dans la base de données est aussi possible. On peut saisir des informations que telle machine est en cours de réparation, telle autre doit en subir et plus encore. Il suffit dans ce cas de cliquer sur la machine en question pour obtenir les informations afférentes. Maintenance est capable de sortir un état sur chaque machine ou engin qui se trouve dans sa base de données. Une option d'impression donne droit à une version papier si cela est nécessaire.
Il existe des tonnes de solutions de paiement en ligne sur le marché, mais malheureusement la plupart d'entre elles facturent des frais pour chaque transaction (comme Paypal, Stripe ou Braintree), donc les systèmes de paiement peuvent être un excellent choix pour votre entreprise. 6) Comptabilité Avant de mettre toutes vos informations dans le nouveau système, assurez-vous que la fonctionnalité de comptabilité y est intégrée ou au moins qu'elle s'intègre à d'autres programmes de comptabilité est proposée, car la comptabilité en ligne est l'un des principaux avantages de l'utilisation des systèmes de gestion immobilière. 7) Assistance technique Vérifiez s'il existe un support technique pour le logiciel (même si vous n'en avez pas besoin, il est bon de savoir qu'il existe), s'il est disponible 7 jours sur 7 et combien il coûte (certaines solutions logicielles de gestion immobilière coûtent plus de 100 $ de l'heure, d'autres sont illimitées et gratuites). Logiciel gratuit syndic pdf. 8) Publicité Vous devez également tenir compte du fait que le logiciel que vous envisagez propose une intégration avec des applications tierces.
I – Un conseil syndical en première ligne La plupart des solutions proposées par ces néo-syndics, ou prestataires en ligne, ont comme point commun de s'appuyer sur une plateforme informatique qu'ils ont développées afin de gérer, de manière quasi automatique, la copropriété. Ainsi, dans les faits, leur offre se concentre sur la mise à disposition d'un logiciel plus ou moins performant tout en s'appuyant sur le conseil syndical ou sur un représentant, pour assurer les tâches du syndic. Autrement dit, c'est bien le représentant de la copropriété qui doit éditer les appels de fonds, tenir la comptabilité, régler les fournisseurs, convoquer et tenir l'assemblée générale. ▷ Comment bien choisir son logiciel de syndic de copropriété ?. C'est également lui qui devra assurer le suivi des travaux, les réunions de chantier, bref, toutes les taches de gestion courante voire exceptionnelles de la copropriété qui ne peuvent être automatisées et qui nécessitent du temps et de la réflexion. Plus que cela, en cas de faute, c'est bien le représentant de la copropriété qui engage sa responsabilité civile et non le « vendeur » de logiciels.
Elle est régie par le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015. Par ailleurs, la dématérialisation en copropriété se définit comme le basculement numérique de la gestion immobilière en copropriété. Cette dématérialisation ne concerne que les notifications et les mises en demeure. En outre, leurs modalités et leurs mises en œuvre sont clairement stipulées par le décret du 21 octobre 2015. Les articles 64-1 à 64-4 définissent le cadre à respecter. Règles en vigueur La dématérialisation en copropriété se traduit comme un mode de gestion numérisé. À cet effet, le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 préconise deux règles majeures. Sdgi, solutions immobilières et informatiques. La première concerne l'obtention du consentement exprès du copropriétaire. En effet, toutes les parties concernées doivent donner leur accord en amont. Le syndic de copropriété ne peut pas les obliger à basculer vers l'envoi par voie électronique. La seconde règle est relative aux documents concernés. Par ailleurs, l'envoi électronique ne touche que les notifications et les mises en demeure.
Il peut de ce fait décider de la maintenance des équipements au sein du bâtiment, et proposer certains travaux de commun accord avec le syndicat de copropriété pour garantir l'intégrité du bâtiment. Il a aussi pour mission d'assurer la gestion administrative du bâtiment. Il s'assure ainsi du bon respect du règlement intérieur établi au sein du logement et de faire appliquer toutes les décisions adoptées en AG par le syndicat de copropriété doit aussi s'assurer de l'immatriculation de la copropriété dans un registre spécifique et garder en lieu sûr toutes les archives documentaires concernant le bâtiment. Une autre mission du syndic est de s'occuper de la gestion financière du logement. Il tient ainsi au quotidien la comptabilité du bâtiment, collecte les charges de copropriétés en lançant des appels de fonds, paye les services offerts par les employés de la copropriété (jardinier, concierge, agents d'entretien, etc. Par ailleurs, depuis 2015, le syndic professionnel est tenu de fournir un accès sécurisé aux copropriétaires leur permettant de consulter sous forme numérique des documents liés à la copropriété et à leur situation individuelle.