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C'est quoi les notes de frais? Dans la plupart des entreprises, les salariés, quelle que soit leur profession, sont amenés à faire des dépenses pour le compte de l'entreprise dans laquelle ils travaillent. Ces dépenses peuvent être de différents types: fournitures, déplacements professionnels, déjeuner avec un client, facture d'hôtel etc. Effectuées dans le cadre professionnel, ces dépenses sont remboursées au collaborateur par l'entreprise à condition qu'il présente un justificatif. On appelle cela une notre de frais. Il s'agit d'un document officiel et essentiel pour assurer la gestion de la comptabilité dans l'entreprise. Notes de frais, comment les gérer ?. Il doit répondre à plusieurs critères pour être valable. Une note de frais doit toujours spécifier: la date, le lieu, le montant, le motif ainsi que le montant de la TVA. En bref, la note de frais consiste pour le salarié à avancer la dépense professionnelle puis à faire une demande de remboursement auprès du comptable de l'entreprise, généralement en charge des notes de frais.
3️⃣ Le rôle Manager (paramétrable) Le rôle Manager donne accès aux menus permettant la gestion des demandes des salariés qu'il manage. Accès au dashboard restreint: visualisation rapide des demandes des salariés et calendrier; Accès au menu validations (absences et note de frais, selon les fonctionnalités activées); Accès aux fiches des salariés (événements professionnels, salaires, etc. Note de frais comptabilité mon. ); Accès au menu Absence et temps de travail restreint: calendrier et suivi du temps de travail. Le paramétrage des droits de validation et de visualisation du Manager s'effectue lors de son rattachement à une équipe via l'organigramme ou lors de la création d'un workflow dont il est détenteur 💡 Pour en savoir plus à ce sujet, consultez cet article dédié. Le manager peut faire partie de l'établissement ou être externe. 4️⃣ Le rôle Comptable (paramétrable) Le rôle Comptable donne accès à toutes les informations et tous les documents liés à la comptabilité de votre établissement. Accès aux menus de gestion des déclarations et organismes; Suivi de la facturation de l'établissement; Accès aux notes de frais de l'établissement; Accès à la comptabilité (génération des livres de paie et écritures comptables, accès aux bulletins de paie et aux récapitulatifs des DSN); Accès aux graphiques et aux exports des données de l'établissement.
Il s'agit de tous les frais de déplacement du personnel, lorsque le voyage n'est pas lié à d'autres frais. Cela correspond donc aux frais de train ou d'avion, frais de stationnement, frais de péages, etc. Les indemnités kilométriques sont comptabilisées au compte 6414 "indemnités et avantages divers". Pour une location de véhicule lors d'un déplacement en France ou à l'étranger, il faut utiliser le compte 6135. Attention, les remboursements de frais de transport domicile-travail, sont comptabilisés dans le compte 647 "autres charges sociales". Les frais de mission Les frais de mission sont comptabilisés dans le compte 6256 "missions". Il s'agit des frais engagés par les collaborateurs lorsqu'ils sont en mission pour l'entreprise. La comptabilisation des frais de restaurant (hors invitation client) se fait sur ce compte. Note de frais comptabilité du. Ce compte couvre tous les frais liés à la mission. Les frais de transport dans le cadre d'une mission sont comptabilisés sur ce compte et non sur le compte 6251. Il en va de même pour les frais de restauration liés à la mission.
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