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Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants a permis une véritable avancée pour les sociétés. Les registres d'assemblée doivent être conservés pendant au minimum 6 ans et il est fortement recommandé de les archiver de manière durable pour en garder une preuve légale en cas de litige ultérieur. L'intégralité des décisions prises par les organes de la société doivent être compilées dans le registre dans un ordre chronologique. En savoir plus sur le registre des décisions > Sur MonJuridique les registres des délibérations et des décisions ont pleinement valeur légale.
En pratique, la tenue d'un tel registre est surtout utile pour: pouvoir justifier des décisions prises par les organes collégiaux de l'association auprès des banques, autorités administratives et judiciaires, collectivités publiques, etc. prouver la réalité du fonctionnement statutaire de l'association, ainsi que la régularité des décisions prises par ses organes collégiaux (cela peut être utile en cas de climat de mésentente, pour prévenir tout risque d'annulation desdites décisions). Dans la mesure où la tenue de ce registre n'est pas obligatoire, celui-ci peut prendre la forme d'un classeur à feuillets mobiles et l' absence de registre des délibérations n'entraîne aucune sanction pour l'association. Bon à savoir Toutes les délibérations des assemblées générales, du conseil d'administration et du bureau peuvent être consignées dans un seul et même registre. Mais il est également possible de tenir un registre distinct pour chacun de ces organes collégiaux. Cela est même à conseiller dans les grandes associations.
Toutefois, en l'absence de tout document de ce type, une association est dans l'impossibilité de prouver la régularité des décisions prises par ses instances. C'est pourquoi, pour avoir la certitude que ces décisions ne seront pas annulées en justice, il importe que l'association soit en mesure de produire un procès-verbal ou tout autre document attestant de leur existence et de leur contenu. Or, toutes les indications portées dans un procès-verbal sont importantes car elles font foi jusqu'à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude. Plus le procès-verbal sera détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n'est pas nécessaire que le secrétaire de séance retranscrive sur le procès-verbal l'ensemble des propos, in extenso, qui ont pu être tenus pendant la réunion! Cela est d'ailleurs souvent matériellement impossible. Faites signer les procès-verbaux par le président ou par un ou deux membres du conseil d'administration.