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Le message d'accueil téléphonique tout comme la musique d'attente téléphonique permet de garantir à vos correspondants un accueil téléphonique efficace et professionnel. Message d'accueil téléphonique: quelle utilité pour l'entreprise? Comment personnaliser vos messages d’accueil téléphonique selon votre secteur d’activité ? - ATS Studios. Le message d'accueil téléphonique est un moyen d'accueillir ou de faire patienter vos interlocuteurs lors que la standardiste/hôtesse d'accueil est occupée. Le message d'accueil téléphonique doit être clair et efficace, il peut: prendre en charge automatiquement et immédiatement tous les appels reçus, ou être diffusé au bout de la 3e ou 4e sonnerie. Sa diffusion est essentielle pour accrocher les clients qui ne parviennent pas à vous joindre, de plus il permet: d'inciter à rappeler ultérieurement, de diffuser des informations importantes (horaires d'ouverture, activité de l'entreprise, numéro d'urgence... ). Le message d'accueil téléphonique peut être superposé à une musique d'attente téléphonique, vous pouvez y intégrer tous types d'informations: adresse de l'entreprise, site internet nom du chef d'entreprise... 2 types de message: prédécroché ou message d'absence Deux sortes de message d'accueil téléphonique peuvent être diffusées: Le prédécroché permet de faire patienter vos clients lorsque la standardiste ne peut pas prendre l'appel immédiatement.
Un casting de voix de plus de 120 comédiens. Gagnez en cohérence et en puissance en créant vos annonces d'accueil téléphonique personnalisées! Vous souhaitez valoriser votre accueil téléphonique? Donner du rythme à votre marque? Capter l'attention de vos prospects et clients? Contactez-nous par téléphone au 04 27 46 99 12 ou directement via le formulaire de contact. Accueil téléphonique : les bonnes pratiques en entreprise. Un techcnicien vous conseillera sur la mise en place du message d'accueil téléphonique. Nous validons votre proposition de texte. Nous vous proposons de choisir la musique issue de la bibliothèque musicale et de sélectionner la voix pour votre message. Votre annonce est enregistrée dans un studio spécialisé. Nous réceptionnons la livraison du message et nous l'installons sur votre standard téléphonique.
». Cela permettra à votre client de patienter et rester en ligne, plutôt qu'il renonce à faire aboutir sa requête téléphonique. Message accueil téléphonique paris. Répondez aux questions courantes dans vos messages d'attente Même si la réponse à certaines questions peut se trouver facilement par internet, ou par un autre biais, certains clients ont le réflexe d'appeler directement. Pourquoi alors ne pas inclure, dès votre message d'accueil, la réponse aux questions les plus récurrentes comme vos horaires d'ouverture ou l'adresse physique de votre entreprise? Cela permettra de désencombrer vos lignes téléphoniques et vos clients auront obtenu l'information dont ils avaient besoin. Vous pouvez aussi en profiter pour les diriger vers votre site internet ou vos réseaux sociaux si cela est cohérent avec votre activité. Réalisez des mises à jour au gré des saisons et de vos actualités Une année est rythmée par de nombreuses actualités, qu'elles soient saisonnières, comme les fêtes de fin d'années, les périodes de soldes, les jours fériés, ou plus particulièrement liées à votre entreprise.
Traitement de la requête: le standardiste vérifie s'il peut fournir directement une réponse à l'appelant. Reformulation de la demande pour confirmation des besoins de l'appelant. Prise de message en cas d'impossibilité de donner une suite immédiate à l'appelant, ou en cas d'absence du collaborateur recherché. Prise de congé ou transfert de l'appel vers la personne demandée ou un autre service plus compétent pour résoudre le problème de l'appelant. Les MISSIONS de l'accueil téléphonique de qualité La qualité d'un service d'accueil téléphonique se base sur quelques règles de base non négligeables. La réactivité pour prendre l'appel Un appel téléphonique doit être pris en charge très rapidement. Modèles de messages téléphoniques pour boites vocales. Au bout de la quatrième sonnerie, l'appelant risque de s'impatienter et raccrocher. En cas de débordement, il convient de décrocher avant la troisième sonnerie afin d'informer l'interlocuteur que son appel va être prise en charge dans un court instant. C'est le signe d'une disponibilité permanente de l'entreprise sur de larges plages horaire.
Messages d'accueil de bienvenue Le message de bienvenue est souvent le message initial à configurer sur un standard, c'est-à-dire, le premier message que le client écoutera. Le message de bienvenue du standard informe l'appelant sur l'entreprise qu'il a appelé. Par exemple, «Vous avez contacté le Cabinet d'Avocats Dupont, veuillez patienter, nous allons prendre votre appel. » ou « La Société Dupont vous souhaite la bienvenue ». Après avoir présenté l'entreprise, le message de bienvenue est généralement complété par un menu d'options ou, par exemple, par un message informant de l'horaire d'attention téléphonique. Messages d'accueil occupés Il est possible, lorsque quelqu'un appelle le standard, quelle que soit la raison, que toutes les extensions du standard téléphonique soient occupées, et donc que le client ne soit pas assisté immédiatement. Message accueil téléphonique incluse. Dans ces cas-là, il est intéressant d'inclure des messages informatifs pour expliquer que nos agents et lignes sont occupés. Si vous décidez de maintenir le client sur une file d'attente avec de la musique jusqu'à ce que son appel soit répondu, vous pouvez l'informer, de temps en temps, avec un message de ce type: « En ce moment, tous nos agents sont occupés; s'il vous plaît, restez en attente, un agent va vous répondre ».
Pré-décroché Porte d'entrée de votre entreprise, le pré-décroché est un message de quelques secondes qui a pour but d'informer l'appelant qu'il est au bon endroit et que quelqu'un va répondre à sa demande. Attente téléphonique Mettez en attente vos clients agréablement avec un choix musical à votre image et communiquez sur votre société avec des messages liés à votre calendrier, en lien avec vos événements. Répondeur Diffusée en dehors des horaires d'ouverture, cette annonce invite à rappeler ultérieurement ou à laisser un message. Message accueil téléphonique facebook. C'est également un relai de communication à disposition de votre communauté. Messagerie Mobile En réunion, en clientèle ou sur une intervention, ne perdez plus aucun appel entrant. Votre répondeur reflète l image de votre entreprise, soignez-le avec une messagerie personnalisée professionnelle adaptée aux besoins de votre entreprise. SVI - Serveur Vocal Intéractif Le Serveur Vocal Interactif, ou SVI, est un système d'accueil téléphonique interactif qui prend en charge les appels entrants à l'aide de messages vocaux enregistrés et qui permet d'orienter les appelants vers le service souhaité.
Le message d'accueil, c'est la première chose que vos clients, vos partenaires ou vos prestataires vont entendre lorsqu'ils vont vous appeler. Voici quelques astuces simples à mettre en œuvre pour leur donner une très bonne première impression dès le début de l'appel. 1. Soyez heureux que vos clients vous appellent Lorsque vous enregistrez des messages d'accueil pour le serveur vocal interactif de votre entreprise, adoptez un ton naturel et enjoué et non un ton triste ou agressif. Vos clients veulent percevoir le sourire de la personne qui a enregistré le message. Cela les rassure et crée un environnement de confort qui est la base d'une relation constructive et de confiance. Faîtes sentir à vos clients que vous êtes heureux qu'ils vous appellent et que vous êtes ravis de les aider ou de répondre à vos questions. Remerciez-les de vous avoir contacté. Vous pouvez par exemple proposer un message d'accueil du type Bonjour et bienvenue chez [Nom de votre entreprise]. Nous vous remercions de votre appel.