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Qu'est-ce que l'inventaire des stocks? L'inventaire des stocks est un comptage de toutes les matières, marchandises et produits finis stockés par l'entreprise. Ces quantités en stock sont ensuite évaluées à partir de leur coût d'achat ou de leur coût de production selon le cas. Améliorer la procédure d'inventaire des stocks La procédure d'inventaire des stocks peut être améliorée de différentes manières. Elle doit permettre de vérifier: que tous les stocks sont comptés au moins une fois; qu'en cas d'inventaire tournant, tous les produits identiques sont comptés au même moment; le double comptage; l'identification des stocks détériorés ou à déprécier; la numérotation des feuilles de comptage; la signature des feuilles de comptage par les équipes; la conservation des feuilles de comptage non utilisées. Les quantités peuvent ensuite être rapprochées des fiches de stock pour mieux relever les éventuelles anomalies. Les stocks détenus par des tiers devront toujours faire l'objet d'une confirmation écrite, voire de contrôles physiques par l'entreprise.
1. Utilité de la Fiche d'Inventaire des Immobilisation La Fiche d'Inventaire des Immobilisations d'une OP, est une référence d'établissement du bilan de patrimoine. Elle est tenue périodiquement, le plus souvent à la fréquence annuelle. Bien tenue, elle permet de se faire une idée du patrimoine de l'OP, facilitant ainsi d'éventuelles missions. 2. Objectifs ou compétences à acquérir L'objectif visé par l'usage de la fiche d'inventaire des Immobilisations et sa tenue est d'outiller les élus à: maîtriser la tenue de l'outil; maîtriser l'exploitation de la fiche d'inventaire des Immobilisations; reproduire par eux même l'outil. 3. Description de la fiche d'inventaire des immobilisations Cet outil porte les informations suivantes: En-tête: Département, Commune, Arrondissement, Village/Quartier, dénomination de l'OP, N° d'Immatriculation de l'OP; Suivant: sous forme de tableau, aux colonnes à renseigner comme suit: Désignation: indique le Libellé ou la dénomination du bien inventorié (équipement, matériel, etc); Numéro d'immatriculation: indique le numéro sous lequel le bien inventorié est enregistré au sein de l'OP en fonction de l'option d'immatriculation faite par cette dernière.
Il permet aussi d'adapter sous outils et de mieux évaluer ses besoins et d'anticiper les ruptures. Lorsque les stocks sont très importants et connaissent de grandes rotations, il peut être judicieux d'investir dans un logiciel performant pour éviter les écarts et effectuer les opérations de comptage pour gagner en agilité.
Il est courant que la taille ou le coloris soient des valeurs constantes dans une même marque. Le noir peut, par exemple, porter l'indice 01, le blanc 02... Ces indications sont souvent à prendre en compte, pour bien suivre la logique du listing (s'il y en a un). Si possible, coller une feuille de suivi de comptage sur chaque boîte, étagères, portants ou autres structures de rangement. Les résultats des différents comptages sont ainsi inscrits directement dessus et sont comparables sans avoir à chercher, en cas d'erreur de calcul. De même, placer les produits de manière à ce que le code-barre soit facilement scannable avec une douchette, si un comptage électronique est prévu. Comptage manuel, électronique ou rapide Pour être totalement valide, un comptage doit obligatoirement s'effectuer deux fois, le second vérifiant le premier. Si les deux ne concordent pas, il est nécessaire de recommencer toute l'opération. Cette règle vaut aussi bien pour un comptage complètement manuel ou électronique.
Il est toujours recommandé de faire appel à un professionnel pour garantir le respect des normes et gagner du temps dans le cadre d'un inventaire de stocks. Laurent COHEN Expert-comptable associé
DÉFINITION L'inventaire est le décompte manuel des quantités de marchandises stockées. Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (celui fourni par le logiciel) et le stock physique, afin de desceller les différences de quantités, les erreurs d'adressage, les stocks dormants, etc. L'inventaire est, pour l'entreprise, une obligation légale. Celui-ci doit être effectué à la fin de l'exercice comptable. Il consiste à: à recenser les actifs physiques (immobilisations, stocks) de l'entreprise: on parle alors d'inventaire physique, à vérifier l'exactitude des montants inscrits en créances, dettes et trésorerie LES TYPES D'INVENTAIRES. L'inventaire permanent: décompte des quantités disponibles en stock immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie marchandise. C'est une méthode d'inventaire adaptée particulièrement pour les stocks dont les quantités par référence sont petites et les unités stockées faciles à dénombrer. Les logiciels qui offrent la possibilité d'effectuer de telles écritures donnent lieu à deux opérations de saisie à chaque occasion: lors d'une entrée marchandise: saisie des quantités entrées et saisie du stock final lors d'une sortie marchandise: saisie des quantités sorties et saisie du stock restant Des listes regroupant les écarts (écarts positifs et écarts négatifs) sont automatiquement générées.