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Il doit donc être rédigé avec soin, autant dans la forme que dans le contenu. Les éléments de base Tout d'abord, voici les informations de base que l'on retrouve presque systématiquement sur un compte rendu de réunion de chantier: Un numéro d'identification unique Un titre décrivant brièvement l'objet du rapport L'adresse du chantier et le nom du commanditaire du projet La date et l'heure de la visite de chantier La liste des participants convoqués avec leurs coordonnées, en indiquant les personnes présentes et les absents L'ordre du jour Éventuellement, la date de la prochaine réunion La partie détaillée Ensuite, vient la partie la plus importante du compte rendu. Celle-ci doit rendre compte de tous les éléments de l'ouvrage nécessitant une action de la part d'un ou des intervenant(s): manquement, défaut, non-conformité, amélioration… Voici plusieurs points à garder à l'esprit lorsque vous rédigez le PV de chantier: Soyez à la fois clair et synthétique dans la description des problèmes et des malfaçons rencontrés afin de gagner en clarté.
A consulter ou à télécharger dans votre espace adhérent sur Le guide « Architectes, entrepreneurs: mode d'emploi » de l'Office général du bâtiment et des travaux publics (OGBTP) « Le compte-rendu de chantier », p. 138 à 140, comprenant notamment un paragraphe sur le « Contenu du compte-rendu de réunion de direction générale ». A consulter ou télécharger dans la rubrique « Mon compte » à l'adresse 1 Les comptes rendus peuvent devenir contractuels si l'une des clauses du marché le prévoit.
Compte-rendu de réunion de chantier Travaux Le suivi de chantier est mené sur la base de réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires. Une première réunion de chantier permet d'énoncer les contraintes de chacun (délais d'approvisionnement, temps de pose/séchage) afin d' anticiper les différentes problématiques et d'en tenir compte pour qu'elles n'entravent pas le bon déroulement des travaux. Il s'agit aussi de vérifier que toutes les entreprises aient pris connaissance du planning, qu'elles soient en phase avec les délais prévus et qu'elles aient intégré les contraintes spécifiques liées au site. A la suite de chaque réunion, le conducteur de travaux rédige un compte-rendu détaillé synthétisant les généralités, les éléments se rapportant aux études et ceux concernant les travaux. Ce compte-rendu indique les acteurs convoqués et présents lors de la réunion et est diffusé au maître d'ouvrage ainsi qu'aux différents intervenants. Grâce à notre expérience du chantier, nous sommes également aptes à anticiper les coûts, ce qui nous permet de mieux contrôler le respect du budget préétabli au cours de l'avancement des travaux.
Situations où la présence des prestataires est obligatoire Dans certaines situations, la présence des différents prestataires est obligatoire, sous peine de sanctions: dans le secteur des marchés publics, lorsqu'il est fait référence au cahier des clauses administratives générales (CCAG) de travaux. Si le prestataire ne se présente pas à la réunion, il peut encourir des pénalités dans le secteur des marchés privés, lorsqu'il est fait référence à la norme numérotée NF P 03-001. Si le prestataire ne se présente pas, la loi ne prévoit cependant aucune sanction particulière. Compte-rendu de chantier: contenu de la rédaction Tout procès-verbal de chantier doit proposer un contenu adapté. Celui qui organise la réunion est chargé de rédiger ce procès-verbal et d'y insérer les différentes mentions obligatoires. Il a néanmoins le choix de la forme du document. Un tel compte-rendu a pour objectif de permettre la parfaite exécution des travaux. Dans ce cadre, le document est destiné à régler certaines difficultés, notamment d'ordres matériel, technique et administratif.
Le compte-rendu correctement rédigé doit ainsi permettre au juge de déjouer de telles tentatives en appréciant la réalité du déroulement du chantier. C'est donc au rédacteur du compte-rendu de demeurer assez concis pour être lu mais suffisamment explicite pour être compris; assez concret pour être pratique tout en offrant une « photographie » du chantier fidèle à la réalité de l'instant T. En somme, de rester utile pour faire avancer le chantier et sans équivoque pour limiter le risque de contestations ultérieures. Dans ce but, il est indispensable de procéder chaque semaine à l'approbation du compte-rendu de la semaine précédente. Procéder avec méthode et par thème Rappelons que le compte-rendu est le reflet de la réunion de chantier dont il rapporte les constats et les décisions. Il est donc indispensable que la réunion soit bien structurée en fonction de l'opération à laquelle elle se rapporte. La taille et la complexité de chaque chantier étant uniques, il est conseillé de procéder avec méthode, et par grands thèmes tels que l'organisation du chantier, la gestion administrative et comptable, le contrôle technique, les études techniques, l'ordonnancement-pilotage-coordination (OPC), l'exécution des travaux, etc. Et cela, en procédant de préférence par corps de métier et de manière contradictoire.
En règle générale, c'est le maître d'oeuvre, autrement dit l'artisan ou l'entreprise de bâtiment en charge des travaux, qui organise la visite du chantier. Il arrive aussi parfois que ce soit le chef de chantier ou le coordinateur OPC (ordonnance, pilotage, coordination). Tous les prestataires intervenants sur l'ouvrage peuvent être convoqués à la réunion de chantier: architecte, sous-traitants, conducteur de travaux, promoteur, bureau d'étude, coordonnateur SPS…. Le maître d'ouvrage (le commanditaire des travaux) peut bien sûr participer s'il le souhaite, afin de connaître l'état du projet. Le plus souvent, la présence des différents intervenants et la fréquence des visites sont définis en amont dans le contrat. Si tel n'est pas le cas, c'est au maître d'oeuvre de s'organiser en fonction de ce qu'il juge ou non nécessaire. Outre les clauses incluses dans le contrat, la présence d'un prestataire est une obligation dans 2 cadres précis: dans un marché privé, si le contrat réfère à la norme NF P 03-001: cependant, l'absence du prestataire ne prévoit ici aucune pénalité dans un marché public, si le contrat réfère au CCAG Travaux: le prestataire absent encourt ici l'application de sanctions.
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