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Les motifs pour externaliser les services généraux sont nombreux: optimisation des coûts, choix stratégique, valorisation du métier, recherche de compétitivité… Avant de concrétiser la contractualisation, des démarches préalables devraient être considérées. En effet, il s'agit d'un engagement stratégique du prestataire et d'une longue relation de partenariat. Il est indispensable de passer toutes les étapes suivantes: Fixer les motivations et préciser les objectifs La première étape consiste à connaître les motifs qui poussent l'entreprise à recourir à l' externalisation des services généraux. Cette démarche permet d'analyser le contexte dans lequel l'entreprise est engagée, de déduire ses besoins et d'avoir une visibilité à long terme de ses objectifs. Les motifs peuvent être organisationnels, stratégiques, financiers ou opérationnels. Définir le champ d'application de l'externalisation des services généraux Quand l'entreprise connaît ses objectifs, il est plus facile de réfléchir sur le domaine d'application et sur la faisabilité du projet d'externalisation.
L'externalisation des activités touchant le « coeur de métier » est moins systématique, même si elle est devenue plus fréquente qu'auparavant et que des modèles reposant sur une externalisation massive ou significative sont apparus sur le marché. Cette dernière forme d'externalisation impliquera naturellement de conduire une analyse plus approfondie et plus stricte. Lors de cette étape, il est également nécessaire d'identifier les risques opérationnels, juridiques, fiscaux, ainsi que les opportunités du projet d'externalisation, ce qui permettra de les maîtriser, mais également d'en mesurer les coûts, en termes financiers ainsi que d'image. Au cours de ce cadrage, l'entreprise qui a décidé d'externaliser doit se poser des questions relatives, notamment, aux besoins du client final, à la structure des entreprises concernées, à la possibilité de faire évoluer le périmètre déterminé. Associer toute l'entreprise à la réflexion II revient aux organes exécutifs de présenter ce projet d'externalisation à la fois aux organes de surveillance et aux actionnaires, mais également aux salariés.
L'externalisation implique des transferts d'informations sensibles et précieuses. Elle doit donc être pensée en profondeur pour permettre d'établir une relation de confiance et d'engagement sur le long terme. Les critères de sélection doivent être basés sur des principes fondés sur: La flexibilité L'engagement qualitatif La polyvalence et la compétence Le professionnalisme Conclure le contrat et entretenir la relation Dans le processus de contractualisation, la définition des engagements de chaque partie est effectuée. La négociation sur certains points peut être évoquée. La signature marque le début d'un long partenariat. Pour avoir plus de détails, visitez le site du lien.
L'entreprise est aussi un tissu humain que l'externalisation pourrait fragiliser. Il peut exister un lien symbolique plus ou moins fort entre l'entreprise et ses collaborateurs et salariés, qui doivent rester associés à une telle démarche. Choisir le partenaire L'externalisation doit être pensée comme un véritable partenariat sur le long terme, avec au moins deux objectifs principaux: la flexibilité et l'engagement qualitatif. La flexibilité doit être recherchée dans la relation entre l'entreprise qui externalise et celle chargée des activités externalisées. Un échange doit se créer entre les deux parties afin de faciliter les ajustements indispensables au bon déroulement de l'activité en question, avec pour exigence ultime la satisfaction du client final. C'est pourquoi la recherche du bon partenaire est une étape indispensable dans le processus d'externalisation: il doit être capable de fournir une prestation conforme aux niveaux d'exigence de l'entreprise qui externalise, en quête de performance (pas uniquement financière) et d'amélioration de la qualité.