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Enfin, en plus de trouver les bons moments, il faut choisir les bons outils. Pour cela, vous avez le choix: Teams, Hangout, Skype, Zoom, … UTILISER UN OUTIL DE GESTION DE PROJET EN LIGNE Point essentiel pour toute gestion de projet efficace en télétravail, l'utilisation d'outils collaboratifs. Parmi ces outils, il est indispensable d'adopter un outil de gestion de projet en ligne. En effet, avec l'utilisation de ce type d'outil, vous pouvez gérer la totalité de l'organisation de votre projet et votre équipe. Les outils de gestion de projet vous permettent de consulter l'avancée de votre projet n'importe où et à tout moment. Parfait quand le télétravail commence à s'installer dans vos habitudes de travail! Parmi ces outils, pourquoi ne pas essayer Bubble Plan, un outil de gestion de projet en ligne idéal quand il est question de travail à distance. C'est un outil visuel et simple d'utilisation, avec un système de drag & drop intuitif. Avec ses fonctionnalités multiples, telles que les tableaux de bords, Bubble Plan vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur l'avancée personnel de chaque collaborateur et du projet.
Votre avis est essentiel! L e télétravail n'est pas un mode de travail auquel nous, les Français, sommes habitués. Pourtant, avec les grèves de transports de l'hiver dernier, et la crise sanitaire actuelle de la Covid-19, les entreprises ont dû s'adapter et mettre en place le travail à distance (lorsqu'il est possible). Une chose parfois compliquée à instaurer et à gérer pour certaines entreprises, quand des projets sont en cours. En effet, il n'est pas toujours simple de gérer toute une équipe et un projet à distance. D'autant plus que cette nouvelle forme de travail s'installe progressivement dans notre quotidien de salarié. Voici quelques conseils pour une gestion de projet efficace, avec la mise en place du télétravail! Designed by master1305 / Freepik ÉCHANGER AVEC SES COLLABORATEURS Habituellement, un manque de communication entre équipe rend difficile la réussite d'un projet. C'est pourquoi, il est encore plus important à distance, d' échanger clairement entre collaborateurs sur le projet, quand c'est nécessaire.
dispose d'un tableau de bord visuel très clair permettant d'accéder à l'évolution des projets et aux objectifs à atteindre. Les objectifs et l'avancée de votre équipe centralisés sur un même tableau de bord visuel facilitent la prise de décision managériale. Gérer la charge de travail de chaque membre de l'équipe La gestion de la charge de travail de ses collaborateurs peut également représenter un challenge lorsqu'on travaille à distance. Difficile de voir qui est sous l'eau ou qui se tourne les pouces! vous offre un aperçu de la capacité de travail de votre équipe. Grâce à sa fonction Charge de travail, vous pouvez identifier en un coup d'œil les membres de votre équipe pouvant assumer plus de travail, et ceux qui ne le peuvent pas. intègre également un outil de time tracking, pour vérifier le temps passé sur chaque projet. S'équiper des bons outils de travail à distance Lorsque l'on travaille à distance, il est important de choisir une plateforme de travail facile à prendre en main et accessible à tous, pour que même les membres de votre équipe rencontrant des difficultés avec les outils informatiques puissent se sentir à l'aise.
De son côté, Dropbox vous permettra de stocker et partager des fichiers via le cloud. L'espace de stockage fourni dépendra de la version que vous choisirez (offre gratuite ou payante de l'outil). Intégré au sein de Windows 10, Microsoft OneDrive est outil qui permet de stocker et partager des fichiers dans un espace personnalisé et sécurisé. La suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, propose une variété d'outils très pratiques pour le travail à distance. Des offres gratuites pour les outils payants de Microsoft et Google À noter que les deux géants du web, Google et Microsoft, proposent certaines de leurs solutions payantes à utiliser gratuitement pour privilégier le télétravail, alors que l'épidémie de coronavirus sévit actuellement dans de nombreux pays. Ainsi, Microsoft propose une offre d'essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Vous aurez accès à toutes les fonctionnalités avancées de communication et de collaboration.
Jira est un indispensable puisqu'il permet de réaliser à distance tous les processus de suivi visuels mais également de fluidifier les process. Les collaborateurs remplissent ainsi leurs missions dans des conditions optimales. Sans cela, les équipes ont tendance à rester focalisé sur leur charge de travail. Le risque étant de perdre de vue les échéances clés du projet. Les tableaux et leurs rapports assurent la transparence du travail de l'équipe en le divisant en étapes. Jira Software, simple à prendre en main et sécurisé Simple en termes de prise de main et de paramétrage, l'outil Jira vous permet facilement de créer vos boards. Il est possible de démarrer grâce à des templates existants: Projet Scrum, Kanban, accompagnés de leurs workflows facilement customisables. Atlassian Access® offre un abonnement entreprise pour renforcer la sécurité et améliorer l'administration centralisée. Il fonctionne sur tous les produits Atlassian Cloud utilisés dans votre organisation, notamment Jira Software, Jira Service Desk, Confluence, Bitbucket Maintenant vous l'aurez compris, dans ce climat d'incertitudes il n'y a pas de solutions toutes faites.
Télétravail: l'organisation s'est renforcée Depuis le 17 mars, les équipes respectent les recommandations officielles et pratiquent le télétravail. Chacun est parti chez lui avec son ordinateur et toutes les connexions nécessaires pour accéder aux différents serveurs et logiciels. Faustine: "Au lieu d'aller dans les locaux de nos clients, nous tenons nos réunions hebdomadaires par téléphone avec nos interlocuteurs de l'AANA. Cela fonctionne bien. On ne se voit pas, mais cela ne nous empêche pas de lister les points à faire pour avancer! ". Rachel Girard, qui supervise les cheffes de projet du pôle 360°, a créé une worklist commune et partagée. Cela lui permet de suivre à distance les dossiers plus facilement. Depuis un certain temps déjà, Inoxia utilise une plateforme collaborative, Teams, fonctionnant sur un serveur déporté et centralisant tous les échanges internes. L'objectif était alors de limiter l'empreinte carbone due aux mails stockés et dupliqués sur une multitude de serveurs externes.
Vous pouvez même bonifier cette liste, que ce soit en ajoutant des sous-tâches à chaque tâche ou en sélectionnant la priorité du travail à réaliser (faible, normale, moyenne et élevée). Pour cela, la méthode SMART est une bonne technique. La communication: un indispensable pour gérer un projet en télétravail Des réunions efficaces Pour faciliter la communication, il est également primordial de préserver le lien social. Sans tomber dans la réunionnite, il est nécessaire de faire des réunions régulièrement. Faire des réunions leur permettra d'abord de rester organisés, de savoir qui avance sur quelle mission et de connaître les points bloquants. Nous vous recommandons par exemple d'organiser quotidiennement des « Daily Meeting ». Inspiré des méthodes agiles, il s'agit d'une réunion au temps limité (15 à 30 min) où chacun peut faire un retour de la journée précédente et/ou de ses objectifs du jour. Des réunion au service du lien dans le projet ou l'entreprise Afin que les collaborateurs ne se sentent pas démotivés, il faut préserver leur sentiment d'appartenance à une équipe et de préserver le lien.