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Une mise en conformité avec le RGPD est donc nécessaire pour toute création d'une base de données du personnel. Tout d'abord, le processus de récolte des données dans le but de créer une base de données du personnel doit être clairement détaillé dans une politique de confidentialité mise à disposition des salariés. Les moyens mis en œuvre pour garantir la sécurité de la base de données DRH et ce qu'elle contient, mais aussi la durée de conservation des données doivent y être clairement détaillés. Un registre de toutes les actions menées, mais aussi de toutes les personnes ayant accès à cette base doit aussi être tenu. Des mesures adaptées doivent par ailleurs être mises en place pour limiter le risque de vol et le piratage. Lors du choix d'une solution logicielle pour la création d'une base de données des ressources humaines, la question du respect du RGPD doit impérativement être abordée pour mettre en œuvre des aménagements adéquats.
Représentation du personnel L'employeur d'au moins 50 salariés doit mettre à disposition du comité économique et social (CSE) ou des représentants du personnel une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Cette base s'appelait auparavant base de données économiques et sociales (BDES). La BDESE rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise. Elle comprend des mentions obligatoires qui varient selon l'effectif de l'entreprise. Références juridiques concernées: Avez-vous trouvé la réponse à votre question?
Bien sûr! Chaque employé peut télécharger des documents dans son dossier personnel. Le responsable d'équipe ou le manager RH peut aussi importer des documents dans le profil du collaborateur. Ces documents ne seront accessibles qu'en fonction des autorisations d'accès prédéfinies. Tous les types de fichiers courants tels que,,, etc. sont pris en charge. Oui. Grâce au self-service RH, les employés peuvent mettre à jour leur profil à tout moment. Le responsable RH peut alors gagner du temps pour se concentrer sur des tâches plus essentielles. Absolument! Les données peuvent être importées sur demande auprès du service client même pendant la phase de test gratuit de kiwiHR. Ainsi, la configuration et la migration des données sera encore plus facile et rapide. De la même manière, vous pouvez exporter les données des employés facilement et les partager si nécessaire. Tous les employés ont accès à l'annuaire de l'entreprise. Ils peuvent ainsi consulter "la carte de visite professionnelle" de leurs collègues (fonction, équipe, email et numéro de téléphone) depuis leur compte kiwiHR.
Un self-service RH rapide et efficace Ces dernières sont nombreuses: informations salariales, contrat d'embauche, certificats de formation, documents d'onboarding, certificats de travail, numéro de sécurité sociale… Le dossier du personnel comprend donc toutes les informations relatives aux ressources humaines et à la paie. Il peut être mis à jour par l'employeur ou par le salarié lui-même. C'est le principe du self-service RH. Une gestion du personnel simplifiée Il est également souvent doté d'indicateurs et tableaux de bord RH offrant un pilotage facilité de la performance RH. Il permet une meilleure gestion du personnel. kiwiHR propose un dossier du personnel numérique où toutes les informations sont centralisées dans un SIRH conforme au RGPD.