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En effet, si l'on prend l'exemple des commerciaux, les relances par mail ou par téléphone sont un véritable casse tête tant par l'organisation que par le temps que cela nécessite. Les CRM rendent possible l'automatisation de ces tâches. Pipedrive, par exemple, permet de configurer des relances automatiques par email pour les clients mais aussi de se fixer des rappels pour des contacts. La signature électronique Dans un cadre global, l'utilisation de ces CRM en entreprise a pour but de gérer la relation client de la prise de contact jusqu'à la contractualisation. La dématérialisation des processus : la nouvelle donne. C'est ici qu'intervient la signature électronique, elle permet de finaliser l'engagement ou la contractualisation avec un client ou un partenaire. En effet, la signature d'un document peut parfois prendre des semaines compte tenu du temps d'acheminement du document, du risque d'oubli ou de perte du document, des éventuelles modifications à apporter et autres facteurs contraignants. Une application de signature électronique permet de pallier à l'ensemble de ces facteurs et d' améliorer le suivi mais aussi les délais de signatures de documents.
Tout cela est rendu possible grâce à une mise à disposition d'un point d'accès unique de toutes les données de l'entreprise pour les collaborateurs concernés. La mise en place d'un système sécurisé permet de mieux protéger les informations sensibles tout en garantissant l'accès aux données à tout moment aux personnes autorisées à les consulter. À cela s'ajoute la démarche écoresponsable visant à réduire considérablement le taux de gaz à effet de serre résultant de l'activité d'une entreprise.
Au-delà de la lutte contre la fraude fiscale, la facture électronique va déjà supprimer les actuelles contraintes de traitement des factures papier et va surtout assurer une chaîne automatisée en continu. Enfin, elle va réduire l'usage du papier, c'est toujours bon pour l'environnement qui nous entoure. Une erreur dans l'article? Dématérialisation des processus de. Proposez-nous une correction Newsletter Recevez notre newsletter comme plus de 50 000 professionnels de l'IT! Je m'abonne
Les contraintes liées à la dématérialisation peuvent dissuader les plus vulnérables de mener à bien des procédures. 32% des majeurs ont renoncé au moins une fois à une démarche en ligne pendant les 12 derniers mois. Parmi eux, les trois quarts l'ont effectuée autrement (par téléphone, sur place…); les autres (8% de la population totale) y ont renoncé définitivement. Dématérialisation de vos processus: c’est le moment de vous y mettre !. Les usagers qui ont renoncé à accomplir une formalité en ligne l'expliquent principalement par une panne d'internet (30, 2%) ou par la complexité de l'opération (29, 1%). 25, 7% n'ont même pas essayé car ils s'en sentaient incapables.
Une bonne classification de ces données permet une navigation facile et rapide. Il se peut que des remises en forme soient effectuées sur les copies numérisées. Ainsi, par rapport à son état d'origine, il y a des modifications. Chaque modification doit être notée dans une fiche. Il faut surtout donner l'heure et la date de cette étape. Dans ce cas, un horodatage ou Timestamp est préconisé. Enfin, toutes les copies doivent être certifiées conformes à l'original. Pour ce faire, l'organisme compétent doit apposer une signature numérique sur les copies dans le serveur. Chaque modification du fichier nécessite également une telle certification. Le processus de Dématérialisation. À la fin de ces étapes, vos documents acquièrent une validité juridique. Le cas particulier de la facture La facture est une pièce très importante dans les échanges commerciaux. Elle prouve la véracité des transactions. En plus, elle permet de contrôler le montant des TVA. Seulement, la loi française exige de conserver la facture en papier pour une durée de 10 ans.
Il est aussi souhaitable que votre partenaire soit souple pour s'impliquer en amont du processus: quand il s'agira par exemple de présenter le projet à vos collaborateurs et de lever certains freins. En suivant ces étapes et avec l'appui d'un prestataire extérieur vous parviendrez à fédérer vos collaborateurs autour de votre projet de dématérialisation. C'est le succès que nous vous souhaitons!
Avec l'essor du télétravail provoqué par les confinements successifs, les grandes entreprises ont accéléré leur dématérialisation et leur passage à la signature électronique, indispensables pour contrer les effets de la crise et optimiser la productivité.