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En quoi la mise en place d'un cahier des charges SIRH est-elle essentielle? Un cahier des charges est, par définition, un élément qui va vous permettre de définir vos besoins. Il vous aidera aussi à voir plus clair tout au long de votre projet. Il est également important de définir au préalable les ressources financières allouées au déploiement du système d'information des ressources humaines. De toute évidence, pour pouvoir définir ces besoins réels, il est nécessaire de mener une analyse de l'existant. Ce qui implique de constituer ce cahier des charges à partir d'une documentation interne: fiches de poste, tableaux de bord, description des processus… Avant la mise en place d'un SIRH, le cahier des charges permet de formaliser les besoins de l'entreprise aux niveaux financier, technique et fonctionnel. De même, il met en évidence les enjeux des processus des Ressources Humaines et leurs périmètres fonctionnels: gestion de la paie, gestion des temps ou gestion administrative. Pourquoi planifier les étapes et définir le budget dans le cahier des charges?
Le choix du ou des logiciels SIRH est clé, car il doit être adapté à vos besoins en matière de gestion de la paie, d'organisation du travail, de recrutement du personnel, etc. Si vous avez les ressources nécessaires, il est possible de développer et mettre en place en interne un SIRH avec des outils SIRH uniques et propres à votre entreprise. Cependant, la majorité des entreprises ne disposent pas de telles ressources, et préfèrent faire appel à des prestataires externes experts. Pour ce faire, la rédaction d'un cahier des charges SIRH est la première étape. Cahier des charges SIRH: pourquoi faire? Si vous souhaitez mettre en place un SIRH dans votre entreprise, il existe plusieurs éditeurs de logiciels qui proposent des solutions susceptibles de vous intéresser. Cependant, sans identifier préalablement vos besoins en gestion du personnel, il est impossible d' évaluer l'adaptation des solutions SIRH du marché à votre entreprise. L' objectif du cahier des charges SIRH est précisément de lister ces besoins et vos exigences en matière de fonctionnalité, ampleur et qualité des solutions recherchées.
Le client va expliquer à la maitrise d'ouvrage (MOA), ce qu'il souhaite. Par exemple, un logiciel de paie qui puisse fonctionner pour une société de 500 personnes. Le rôle de la maitrise d'ouvrage va alors être de rédiger le besoin exprimé par le client à travers le cahier des charges. Ce dernier va aussi comprendre les spécificités techniques qui découlent de ce qu'a demandé le client. Dans le BTP, cette étape correspond au dessin des plans par l'architecte. Sur les plans, l'architecte indique ce que le client veut mais il rajoute aussi des indications à destination de la maitrise d'œuvre: où placer les arrivées d'eau par exemple. Le cahier des charges doit comprendre l'ensemble des éléments dont la maitrise d'œuvre a besoin pour développer le logiciel sans avoir accès directement au client. Il faut donc qu'elle ait à se poser le moins de questions possibles.
Qui aura accès aux données? Et avec quel degré de sécurité? Enfin, l'entreprise devra également s'assurer de récupérer l'ensemble de ses données une fois le contrat fini ou rompu.
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