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Le dossier du personnel est un bon moyen de suivre le fonctionnement de votre processus d'embauche, de sa phase de recrutement à son développement au sein de l'entreprise, en passant par son intégration ou encore sa formation. Si le dossier du personnel n'est pas une obligation légale, il n'en demeure pas moins fondamental dans votre structuration interne. Formulaire : Registre spécial des membres de la délégation du personnel du CSE (ex-DP). Voyons ensemble comment le mettre en place et ses différentes utilités. Table des matières: Dossier du personnel: qu'est ce que c'est? Contenu du dossier personnel Gestion des documents avec un SIRH Utilités du dossier personnel Logiciel de gestion des documents ✅ Le dossier du personnel: définition et explications Le dossier du personnel permet de mettre en place un suivi du salarié. Celui-ci peut comprendre: Son recrutement Ses formations Son processus d'onboarding et d'offboarding Son évaluation personnelle, notamment de ses compétences La rémunération 👉 Si vous souhaitez en savoir plus sur tous ces sujets, je vous invite à consulter notre article sur l'onboarding et celui sur l'offboarding, qui sont de bonnes bases pour comprendre l'intérêt de mettre en place un parcours du salarié.
Ainsi, toutes les entrées et sorties du collaborateur sont enregistrés. Qu'en est-il des stagiaires? Les stagiaires et volontaires en service civique doivent également figurer sur le registre. Cependant, leurs informations doivent être renseignées dans une partie spécifique du registre. Modele de registre des delegues du personnel. Pour ne pas les confondre avec le reste des employés de l'entreprise. Il faut citer dans le registre les mentions suivantes: Nom et prénoms Les dates de début et fin du stage (ou de la formation) Le lieu de présence Nom et prénom du tuteur en entreprise Le registre unique du personnel doit toujours être prêt et à jour. En effet, il faudra constamment communiquer vos registres aux: Délégués du personnel ou au Comité Social et Économique (CSE) Agents de contrôle de l'inspection du travail Agents chargés de veiller à l'application du code de la sécurité sociale Dans le cas d'un litige, l'employeur doit présenter le registre pour prouver qu'il a respecté la priorité de réembauche. D'autre part, un collaborateur peut aussi demander à consulter le registre.
De quoi parle-t-on lorsque l'on parle de compte rendu de DP? Pour précision, si l'établissement d'un PV de DP est d'usage ou acté par un accord collectif, l'employeur doit s'y soumettre ( cass. crm. 12 janv. 1982, n° 81-92217, B. Crim. n° 12). Cependant, cette pratique ne l'exempte pas de la tenue du registre spécial. Qui signe le compte rendu de DP? Modele de registre des delegues du personnel one. Aucune signature n'est imposée par la loi dans le registre spécial. Il en va de même pour le compte rendu établi par l'employeur et/ou les DP – dont la rédaction est facultative. Cependant, président et/ou élus titulaires ont tout à fait le droit de signer le registre, le PV et/ou le compte rendu, pour acter l'approbation de chacun sur le contenu du document. Compte rendu de carence En cas de non tenue de la réunion, en août par exemple au moment des congés annuels, la carence doit être portée au registre des DP. Dans ce cas, il convient de signaler les présents (au minimum le président) et excusés, et d'indiquer formellement qu'en l'absence d'élus la réunion n'a pas pu se tenir.
Accès au registre des délégués du personnel Le registre doit être tenu à la disposition des DP en permanence; ces derniers ont en conséquence un droit d'accès permanent à ce registre. L'employeur ne peut pas refuser de laisser les délégués le consulter dès lors qu'ils en expriment la demande; les DP peuvent nourrir le besoin de le conserver le temps de préparer la réunion au cours de laquelle, les réclamations seront abordées. L'employeur doit dans la même veine, présenter à l'inspecteur du travail, ce registre le cas échéant. Les salariés sont aussi concernés. Le code du travail prévoit un droit d'accès par quinzaine c'est-à-dire qu'un salarié peut consulter dès lors qu'il en formule le souhait, une fois tous les quinze jours. En revanche, le temps de consultation doit être pris en dehors de son temps de travail. Conseil d'Expert À défaut d'éclairages sur le temps de conservation des registres des délégués du personnel, il est conseillé de les archiver au moins entre cinq et dix ans. Dossier du personnel : comment organiser les documents de vos employés ?. Il est préférable en cas de litige de disposer des archives sur une assez large période.
Travailleurs étrangers qui requièrent un titre de travail Indiquez le type et le numéro du titre qui constitue l'autorisation de travail, avec une copie de ce dernier en annexe. Intérimaires Renseignez le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire et ajoutez une mention « salarié temporaire » Travailleurs à temps partiel Il faut ajouter la mention de « salarié à temps partiel ». Travailleurs détenteurs d'un contrat de travail à durée déterminée Il faut citer la mention « contrat a durée déterminée » Dans le cas où une autorisation d'embauche ou de licenciement est nécessaire Il faut mentionner la date de l'autorisation ou, à défaut de celle-ci, la date de demande de l'autorisation. Lettre Délégué du Personnel : élection DP & rôle des représentants. Jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation Mentionnez « Apprenti » ou « Contrat de professionnalisation ». ⚠️Attention Si un collaborateur dispose de plusieurs contrats successifs (CDD, CDI ou autre), vous devez absolument indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie qui correspondent à chaque contrat.
Si la rédaction de ce compte rendu vous semble ardue ou ne vous permet pas de vous concentrer sur la réunion, vous pouvez aussi confier cette tâche à un prestataire qui vous livrera sous quelques jours une retranscription fidèle et impartiale. Codexa, spécialiste en rédaction de comptes rendus de réunions professionnelles depuis 2007, peut vous apporter des solutions adaptées.
Dans ce cas, vous avez tout à fait le droit de recourir aux services d'une société extérieure. Codexa, spécialiste de la rédaction de comptes rendus et PV d'instances représentatives du personnel (IRP), peut vous accompagner dans cette démarche.